statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting,
offentligt styrda organ (till exempel kommunala bolag) och
sammanslutningar av en eller flera myndigheter eller ett eller flera organ.

Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägarförvaltningar, särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och

som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller
vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller
vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.

Upphandlande enheter inom försörjningssektorerna är:

statliga, kommunala och andra myndigheter, landsting samt vissa offentligägda bolag (t.ex. statligt ägda bolag), stiftelser, föreningar och samfälligheter, vilka bedriver verksamhet inom vatten-, energi-, transport- och postområdena
privata företag som bedriver verksamhet inom vatten-, energi-, transport-, postområdena med särskilt tillstånd. Uttrycket ”särskilt tillstånd” innebär att ett eller flera företag ska ha förbehållits rätten att bedriva viss verksamhet.

Finns det någon officiell förteckning över alla svenska upphandlande myndigheter och enheter?

Svar: Nej, olika organisationer får själva bedöma om de omfattas av upphandlingslagstiftningen eller inte. Frågan om en organisation är en upphandlande myndighet eller upphandlande enhet kan avgöras av domstol i samband med överprövning eller skadeståndstalan enligt 16 kap. i respektive upphandlingslag.

Tillämpning av upphandlingslagarna

Vilka principer styr den offentliga upphandlingen?

Svar: För all offentlig upphandling gäller att vissa grundläggande EU-rättsliga principer måste iakttas (1 kap. 9 § LOU och 1 kap. 24 § LUF). Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska därför tolkas mot bakgrund av dessa principer. Det gäller särskilt principen om fri rörlighet för varor, principen om etableringsfrihet och principen om frihet att tillhandahålla tjänster samt de principer som följer av dessa, t.ex. principerna om likabehandling, icke-diskriminering och öppenhet (transparens) samt principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet.

Av likabehandlingsprincipen och principen om icke-diskriminering följer att alla leverantörer ska behandlas lika, d.v.s. ges lika förutsättningar. Alla måste t.ex. få samma information, vid samma tillfälle. Det är också förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer, främst på grund av nationalitet. Den upphandlande enheten får t.ex. inte ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna.

Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Dessutom måste kraven vara ägnade att leda till att den upphandlande myndighetens syfte med att ställa dem uppnås.

Transparensprincipen innebär att upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får inte frångås.

Gäller EU:s upphandlingsdirektiv eller upphandlingslagarna?

Svar: Avsikten är att de upphandlande myndigheterna genom att följa upphandlingslagarna också följer EU:s upphandlingsdirektiv och GPA. Bestämmelserna i upphandlingslagarna om upphandling över tröskelvärdena bygger i huvudsak på EU-direktiven. En bestämmelse som inte är införlivad med eller strider mot nationell rätt kan trots detta under vissa förutsättningar vara tillämplig, nämligen om regeln har s.k. direkt effekt. Om ett land underlåter att införliva ett direktiv i tid, inte införlivar direktivet i sin helhet eller införlivar det felaktigt, har EU-domstolen i ett antal domar fastställt att direktivbestämmelser kan åberopas direkt av enskilda (t.ex. företag) i nationella domstolar. Detta gäller i den mån bestämmelsen är klar och tydlig och uttrycker en rättighet för den enskilde mot staten, kommunen m.fl. upphandlande myndigheter/enheter.

Vem ska följa bestämmelserna i LOU och vem ska följa LUF?

Svar: Upphandling inom den klassiska sektorn omfattar upphandling som görs av myndigheter och offentligrättsliga organ som inrättats för att tillgodose behov i det allmännas intresse förutsatt att behovet inte har industriell eller kommersiell karaktär (betecknas offentligt styrda organ). Huruvida en myndighet eller annat organ utgör en upphandlande myndighet bestäms inom den klassiska sektorn utifrån syftet med verksamheten. Syftet ska vara att tillgodose behov i det allmännas intresse. Den sammanfattande benämningen i LOU på myndigheter och offentligt styrda organ är upphandlande myndighet.

Inom försörjningssektorerna omfattas däremot upphandling som görs av dels myndigheter och organ, dels företag över vilka en myndighet har ett bestämmande inflytande (offentliga företag), allt under förutsättning att myndigheten eller organet eller företaget i fråga bedriver verksamhet inom försörjningssektorerna (det vill säga vatten, energi, transporter och posttjänster). Därutöver gäller lagen för övriga (privata) företag, som bedriver verksamhet inom försörjningssektorerna med stöd av särskilda rättigheter eller ensamrätt. För försörjningssektorerna är utgångspunkten inte vilket syfte verksamheten har utan avgörande här är i stället vilken typ av verksamhet som en upphandlande myndighet eller annat organ bedriver. I LUF benämns upphandlande myndigheter samt offentliga organ och övriga företag upphandlande enheter.

I propositionen anges följande exempel. I vissa fall kan en upphandlande myndighet, exempelvis en kommun, bedriva verksamhet inom ramen för båda direktiven/lagarna. Det avgörande för om upphandlingen ska göras enligt det klassiska direktivet/LOU eller enligt försörjningsdirektivet/LUF är i detta fall för vilken verksamhet det som upphandlas är avsett. Om det som upphandlas är avsett för båda verksamheterna får en överviktsprincip tillämpas. Vid denna tillämpning ska kontraktets värde vara avgörande. Om det som upphandlas till största delen är hänförligt till den verksamhet som omfattar den klassiska sektorn ska detta regelverk tillämpas. Även för det fall att det inte är möjligt att avgöra vilken verksamhet som kontraktet huvudsakligen avser ska regelverket för den klassiska sektorn tillämpas.

Vad är det för skillnad mellan offentlig upphandling och upphandling?

Svar: LUF gäller även för vissa privata företag, som bedriver verksamhet inom försörjningssektorerna med stöd av särskilda rättigheter eller ensamrätt, därför används inte begreppet offentlig upphandling där utan endast upphandling. När man talar om offentlig upphandling görs emellertid inte alltid denna åtskillnad utan offentlig upphandling kan i dagligt tal omfatta såväl upphandling inom den klassiska sektorn som försörjningssektorerna.

Vad är en tjänstekoncession?

Svar: En definition av begreppet tjänstekoncession har tagits in i 2 kap. i respektive lag. Med tjänstekoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten. Tjänstekoncessioner undantas från lagarnas tillämpningsområde (1 kap. 2 § och 1 kap. 11 § i respektive lag). Tjänstekoncessioner omfattas emellertid av alla de grundläggande principerna som anges i 1 kap. 9 § och 1 kap. 24 § i respektive lag.

Undantag

Vilka avtal behöver inte upphandlas i enlighet med förfarandereglerna i LOU/LUF?

Svar: Under vissa förutsättningar behöver man inte upphandla enligt LOU eller LUF, bland annat följande:

forsknings- och utvecklingstjänster
hyra av fastighet
tekniska skäl
konstnärliga skäl
ensamrätt
synnerlig brådska
oförutsedda tilläggstjänster
upprepning av tjänst
inga anbud eller inga lämpliga anbud kom in

Läs mer om undantagen från att upphandla

Ska köp av investeringsfonder anses omfattas av undantaget i LOU 1:6 4p avseende finansiella tjänster?
Svar: Ett köp eller en försäljning av en utpekad investeringsfond bör enligt Konkurrensverkets bedömning anses omfattas av undantaget i LOU 1:6 4p avseende finansiella tjänster. Om en upphandlande myndighet däremot vill att tjänsten ska omfatta mer än enbart köpet av en specifik fond, t.ex. rådgivning, administrationstjänster och förvaltning, faller den tjänsten med största sannolikhet utanför undantaget och ska därför upphandlas. Samma bedömning bör även göras om tjänsten ska ta ett bredare grepp än endast köp eller försäljning av enskild fondandel, t.ex. generell finansiell planering eller förvaltning av en blandad investeringsportfölj.

Upphandlingsförfaranden

Vad är en direktupphandling?

Svar: En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form (2 kap. 23 § LOU). Även om det inte ställs krav på anbud i viss form så kan den upphandlande myndigheten, när så är lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och främja konkurrensen. I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 631 kr och i LUF vid ett kontraktsvärde om ca 569 262 kr. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling.

Läs mer om direktupphandling

Vad är projekttävling och när kan man använda det?

Svar: En projekttävling är ett särskilt förfarande som genomförs som en tävling. Den upphandlande myndigheten kan efter projekttävlingen tilldela ett tjänstekontrakt till vinnaren eller vinnarna i projekttävlingen och då är det möjligt att tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Det måste emellertid ha framgått av tävlingsreglerna att syftet med projekttävlingen är att tilldela ett kontrakt.

Förfarandet kan användas vid upphandling av A-tjänster och kan tillämpas vid köp både över och under tröskelvärdena. Projekttävlingar anordnas av upphandlande myndigheter eller enheter i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning. Tävlingen kan genomföras med eller utan priser. En jury utser det vinnande bidraget.

De kriterier som kommer att ligga till grund för bedömning av tävlingsbidragen ska framgå av annonsen om projekttävling. Faktorer eller kriterier som kan vara av betydelse vid bedömningen är exempelvis estetiska värden, användarvänlighet, pris, innovation och miljömässiga hänsyn.

Projekttävlingar kan exempelvis användas vid upphandling av databehandling, stads- och landskapsplanering samt arkitekt- eller ingenjörsarbete.

Vad är konkurrenspräglad dialog?

Svar: Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som är möjligt att använda oavsett om upphandlingen avser byggentreprenader, varor eller tjänster.

Konkurrenspräglad dialog är tänkt att vara en flexibel procedur för tilldelning av särskilt komplicerade kontrakt när ett öppet eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt. Förfarandet kan användas när den upphandlande myndigheten i stort känner till vilket slutresultat som ska uppnås, men inte i förväg kan fastställa hur resultatet ska uppnås på bästa sätt och därmed inte kan upprätta en teknisk specifikation av föremålet för upphandling. Konkurrenspräglad dialog präglas särskilt av att det innefattar möjlighet för den upphandlande myndigheten att införa en dialog med utvalda leverantörer i syfte att definiera hur myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Dialogen ökar möjligheten att beakta t.ex. tekniska innovationer när den upphandlande myndigheten fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra.

Läs mer:

Kammarkollegiets vägledning om konkurrenspräglad dialog (730 kb).

Hur ska ett kontrakt avseende en tjänstekoncession tilldelas?

Svar: Kontrakt avseende tjänstekoncessioner undantas från lagarnas tillämpningsområde (1 kap. 2 § och 1 kap. 11 § i respektive lag). Det innebär att tjänstekoncessioner inte omfattas av procedurreglerna i respektive lag men tilldelning av ett kontrakt avseende en tjänstekoncession omfattas av de grundläggande principerna som anges i 1 kap. 9 § och 1 kap. 24 § i respektive lag.

Vad är ett dynamiskt inköpssystem?

Svar: Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för anskaffning av standardprodukter till en upphandlande myndighet. Upphandlingsförfarandet är avsett för att effektivisera anskaffningen av väl definierade ”enkla” produkter som anskaffas löpande och är återkommande.

Kortfattat om ett dynamiskt inköpssystem kan sägas att vid upprättande av denna process följer den upphandlande enheten det öppna förfarandet fram till kontraktstilldelning. Den upphandlande enheten ska utvärdera de ekonomiska aktörernas anbud inom 15 dagar från och med anbudets lämnande, dock finns det förlängningsmöjligheter av denna tidsfrist. Därefter ska enheten snarast möjligast underrätta den anbudsgivaren om dennes anbud är medtaget i systemet eller om det har förkastats.

En skillnad mellan ramavtal och dynamiska inköpssystem är att i det senare finns möjlighet att ansluta leverantörer i efterhand.

I upphandlingsdirektivet finns regler för hur ett dynamiskt inköpssystem ska organiseras. Dessa har ännu inte implementerats i svensk rätt och får således inte användas i dagsläget.

Läs mer:

Tröskelvärden och beloppsgränser för direktupphandling

Vilka är tröskelvärdena vid offentlig upphandling?

Svar: Olika regler gäller beroende på om en upphandlings värde överstiger eller ligger under vissa s.k. tröskelvärden. En upphandlande myndighet/enhet måste därför beräkna det totala värdet av varje upphandling för att se vilka regler som gäller. Tröskelvärdena revideras vartannat år enligt upphandlingsdirektiven och GPA. Beräkningen utgår från Euro jämfört med särskilda dragningsrätter och amerikanska dollar. För de medlemsstater som inte har Euro som valuta, fastställs motvärden i nationella valutor.

**Tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LOU**
(gäller från 1 januari 2012)
Varor och tjänster	Euro	SEK
Statliga myndigheter	130 000	1 233 401
Övriga upphandlande myndigheter (t ex kommuner, landsting, allmännyttiga bolag, föreningar, stiftelser)	200 000	1 897 540
Byggentreprenader
Samtliga upphandlande myndigheter	5 000 000	47 438 500

**Tröskelvärden för upphandling enligt LUF och LUFS**
(gäller från 1 januari 2012)
Varor och tjänster	Euro	SEK
Upphandlande enheter/myndigheter	400 000	3 795 080
Byggentreprenader
Upphandlande enheter/myndigheter	5 000 000	47 438 500

Finns det några fastställda beloppsgränser för direktupphandling?

Svar: Ja, i LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 631 kr och i LUF vid ett kontraktsvärde om ca 569 262 kr.

Direktupphandling är avsett att användas vid mindre upphandlingar och upphandlingar "över disk" då ett normalt anbudsförfarande skulle innebära alldeles för höga administrativa kostnader i förhållande till upphandlingens storlek.

Direktupphandling avser endast enstaka upphandlingar under ett år. Om den upphandlande myndigheten eller enheten vet att det kan bli upprepade upphandlingar bör den upphandla enligt lagstiftningen och teckna ramavtal för varan eller tjänsten. En myndighet/enhet som under ett år köper en eller ett par mobiltelefoner kan tillämpa direktupphandling, men om det är fråga om återkommande upphandlingar som organisationen i sin helhet gör av mobiltelefoner bör man använda ramavtal.

Finns det en fastställd gräns för till vilket värde en direktupphandling får ske?

Svar: Ja, i LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 631 kr och i LUF vid ett kontraktsvärde om ca 569 262 kr.

Förfrågningsunderlaget

Vad är ett förfrågningsunderlag och vad ska det innehålla?

Svar: I annonsen ska en beskrivning av det som ska upphandlas finnas. Denna beskrivning (en s.k. teknisk specifikation eller kravspecifikation) ska göras i ett förfrågningsunderlag.

Huvudregeln vid en offentlig upphandling är att den upphandlande myndigheten ska ta fram ett förfrågningsunderlag som beskriver den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska köpas (det finns undantag - se nedan om direktupphandlingar). Förfrågningsunderlaget måste innehålla de krav som den upphandlande myndigheten vill ställa på leverantören eller på den vara eller tjänst som ska köpas, en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden ska gå till samt vilka andra villkor som kommer att gälla.

Ett förfrågningsunderlag består åtminstone av:

Krav på leverantören (avseende leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet) vid öppet och förenklat förfarandet bl.a. leverantörens personliga förhållanden t.ex. skatteskulder eller teknisk förmåga t.ex. leveranskapacitet. Uppfylls inte angivna krav ska anbudet förkastas.
Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning, som normalt ska vara utformade så exakt och precisa som möjligt, som prestanda- eller funktionskrav eller genom hänvisning till olika standarder. Krav på varan eller tjänsten kan avse t.ex. egenskaper eller utförande. Uppfylls inte angivna krav ska anbudet förkastas.
Utvärderingsgrund– en upphandlande myndighet ska ange vilken grund för tilldelning av kontrakt som kommer att tillämpas, antingen ”lägsta pris” eller ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet”. I det sistnämnda fallet ska de kriterier som används för att göra urskiljningen anges, s.k. utvärderingskriterier såsom kvalitet, driftkostnader, pris eller miljöegenskaper. Dessa kriterier ska viktas eller rangordnas. Inga andra kriterier än de som angetts i förfrågningsunderlaget får ligga till grund för utvärdering av anbud.
Kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden t.ex. betalnings- och leveransvillkor.
Administrativa bestämmelser för upphandlingen t.ex. upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid.

En upphandlande myndighet får även ställa särskilda krav på hur kontraktet ska fullgöras (benämns även särskilda kontraktsvillkor). Sådana krav kan avse t.ex. sociala hänsyn och miljöhänsyn.

Läs mer om förfrågningsunderlag

Vad ska en ansökningsinbjudan vid urvalsupphandling innehålla?

Svar: Ansökningsinbjudan ska innehålla sådan information som möjliggör för leverantören att bedöma om han ska ansöka om att få lämna anbud. I 15 kap. 5 § i båda lagarna anges vilka uppgifter som ska framgå av ansökningsinbjudan; hur ansökan får lämnas (skriftligt, muntligt eller elektroniskt med skriftlig bekräftelse eller bekräftelse på annat sätt) och sista datum för mottagande av ansökan.

Utöver dessa uppgifter bör även följande uppgifter framgå av inbjudan; den upphandlande myndighetens/enhetens namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, fax och kontaktperson; vart ansökan ska skickas; beskrivning av det som ska upphandlas (varan, tjänsten eller byggentreprenaden); vilka krav som gäller för att få lämna anbud; på vilket sätt leverantören kan lämna upplysningar om att han uppfyller ställda krav; den upphandlande myndighetens/enhetens egna referens- eller diarienummer; leveranstid eller avtalsperiod; avtalets omfattning och övrig information, t.ex. angivande av antalet leverantörer som ska få lämna anbud.

Annonsering

Vad avses med upphandlarprofil och ska alla ha det?

Svar: Med upphandlarprofil avses en sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på Internet och som innehåller information om den upphandlande myndigheten/enheten och dess upphandlingar enligt en definition som finns i 2 kap. i båda lagarna. Att publicera information på en upphandlarprofil är frivilligt för upphandlande myndigheter och enheter. En publicering på upphandlarprofilen kan väljas i stället för att skicka en förhandsannons till kommissionen. Innehållet ska vara detsamma oavsett om det skickas till kommissionen eller publiceras på upphandlarprofilen.

Var finns blanketter för annonsering i EUT/TED?

Svar: Blanketter för annonsering on-line finns på SIMAP:s webbplats under rubrikerna "inköparpunkt" och sedan "online-formulären för tillkännagivande". För att skicka de ifyllda blanketterna on-line krävs en användaridentitet och ett lösenord.

Blanketter för annonsering med hjälp av fax kan också, utan användaridentitet och lösenord, skrivas ut från SIMAP:s hemsida. Dessa blanketter finns under rubriken "Blanketter för Europeiska gemenskapernas officiella tidning, S-serien".

Vad är TED?

Svar: TED (Tenders Electronic Daily) är en databas med information om annonser om upphandling inom framförallt EU och EES. Man publicerar främst annonser om kommande, pågående och avslutade upphandlingar, men även annonser om t.ex. prekvalificering. Mer information och exempel på annonser finns på TED:s webbplats. Information om annonser i TED är kostnadsfri.

Vad är ett CPV-nummer, måste det anges vid annonsering i EUT/TED och var får man tillgång till CPV-nomenklaturen?

Svar: Med CPV-nomenklaturen avses den gemensamma terminologi vid offentlig upphandling som antagits inom EU. CPV (Common Procurement Vocabulary) är en katalog som innehåller mer än 5 000 produkt- och tjänstekoder. Koderna används som sökord i TED för att man lättare ska kunna identifiera den eftersökta produkten/tjänsten. En definition av begreppet CPV-nomenklatur finns i 2 kap. i respektive lag.

En vara som ska upphandlas ska fastställas av den upphandlande myndigheten/enheten genom en hänvisning till CPV-nomenklaturen. Bestämmelser om detta kommer i en förordning.

Om den upphandlande myndigheten/enheten inte anger något CPV-nummer vid annonseringen kommer Publikationskontoret att välja ett sådant innan publiceringen vilket kan vara en mer riskabel metod. Var därför noga vid angivande av CPV-nummer. Om inte någon exakt kod finns, använd då en mer övergripande kod. I beskrivningen av det som ska upphandlas kan preciseringar göras. Den aktuella nomenklaturen finns på SIMAP.

Vad är SIMAP?

Svar: SIMAP (Système d. Information pour les Marchés Publics) är ett informationssystem för aktörerna inom offentlig upphandling, framtaget av Generaldirektoratet för den inre marknaden. På SIMAP:s webbplats kan man bl.a. ta hem CPV-katalogen. Vidare finns ett elektroniskt formulär för förslag på nya produkter och tjänster om man som användare anser att det fattas något i CPV-katalogen.

Ska upphandlingar under tröskelvärdena och upphandling av s.k. B-tjänster annonseras?

Svar: Som huvudregel ska sådana upphandlingar som överstiger beloppsgränserna för direktupphandling, dvs. förenklade upphandlingar och urvalsupphandlingar, annonseras.

Var annonseras förenklade upphandlingar och urvalsupphandlingar?

Svar: Förenklade upphandlingar ska annonseras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller i annons i annan form som leder till effektiv konkurrens, t.ex. i rikstäckande dagspress eller en branschtidning. Vid en urvalsupphandling ska den upphandlande myndigheten/enheten genom en annons inbjuda leverantörer att ansöka om att delta i upphandlingen. Denna ansökningsinbjudan ska annonseras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig.

Vad ska en annons om en förenklad upphandling innehålla?

Svar: I annonsen eller förfrågningsunderlaget ska vid förenklad upphandling anges; hur anbud får lämnas; den dag då anbud senast ska ha kommit in samt den dag till och med vilken anbudet ska vara bindande.

Bland annat bör följande uppgifter framgå av annonsen vid förenklad upphandling: den upphandlande myndigheten/enhetens namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, fax och kontaktperson; var förfrågningsunderlag och ytterligare information kan erhållas (eventuell länk); beskrivning av det som upphandlas (vilken vara, tjänst eller byggentreprenad); den upphandlande enhetens egna referens- eller diarienummer; leveranstid eller avtalsperiod och avtalets omfattning.

Vad är Government Procurement Agreement (GPA) och omfattas upphandlingen av det?

Svar: Government Procurement Agreement (GPA) är Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling. GPA-reglerna är införlivade i EG:s upphandlingsdirektiv som i sin tur är införlivade i upphandlingslagstiftningen.

GPA omfattar statliga myndigheter, kommuner och landsting samt sådana bolag m.m. som är upphandlande myndigheter/enheter när de upphandlar varor, A-tjänster och byggentreprenader över tröskelvärdena. B-tjänster, FoU-tjänster i kategori 8 omfattas inte. En tillämpning av upphandlingslagarna innebär att upphandlingen följer reglerna i GPA.

Inom försörjningssektorerna omfattar GPA endast sådana enheter som bedriver följande verksamheter (utom privata enheter);

drift eller tillhandahållande av fasta nät i syfte att betjäna allmänheten i fråga om produktion, transporter, distribution eller försörjning med elektricitet eller dricksvatten eller leverans av nämnda nyttigheter till sådana nät,
drift av nät i syfte att betjäna allmänheten i fråga om transporter, såvitt avser kollektivtrafik i städer med järnväg, spårväg, tunnelbana, buss eller trådbuss,
utnyttjande av mark eller vattenområden för tillhandahållande av flygplatser eller hamnanläggningar.

Vilka tidsfrister gäller för mottagande av anbudsansökningar och anbud vid upphandling under tröskelvärdena?

Svar: Under tröskelvärdena finns inga särskilt angivna minimitider för att lämna anbud, varken vid förenklad upphandling eller vid urvalsupphandling. Kravet är att den upphandlande myndigheten/enheten med hänsyn till upphandlingens storlek och karaktär anger en skälig tid för att lämna anbud. Tiden för att komma in med en anbudsansökning vid urvalsupphandling får aldrig vara kortare än 10 dagar från den dag då den publicerades.

Vilka tidsfrister gäller för att lämna anbud vid annonsering över tröskelvärdena?

Svar: De tidsfrister som anges i lagen är minimitider. Hur lång en tidsfrist ska vara ska avvägas mot hur pass komplex upphandlingen är och hur lång tid som kan antas behövas för att utarbeta ett anbud.

Tidsfristen räknas från den dag annonsen skickas till TED (dag noll). Dag ett blir följande dag oavsett om det är en helgdag eller inte. Vid öppet förfarande ska tidsfristen vara minst 52 dagar.

Vid selektivt förfarande och förhandlat förfarande med föregående annonsering ska tidsfristen vara minst 37 dagar för att komma in med anbudsansökningar. De utvalda leverantörerna i ett selektivt förfarande ska sedan ha minst 40 dagar på sig att lämna anbud.

Om annonsen utarbetas och skickas med elektroniska medel kan tidsfristen förkortas med sju dagar för såväl anbud som anbudsansökningar. Om den upphandlande myndigheten med elektroniska medel ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget kan fristen förkortas med ytterligare fem dagar.

Om den upphandlande myndigheten har förhandsannonserat kan tidsfristen förkortas för att lämna anbud vid öppet eller selektivt förfarande. Tidsfristen bör då vara minst 36 dagar och aldrig kortare än 22 dagar.

I vissa andra fall vid selektivt förfarande eller förhandlat förfarande med föregående annonsering finns möjlighet att förkorta tidsfrister, t.ex. tidsbrist som beror på omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

Förhandsinsyn

Vad är förhandsinsyn?

Svar: Förhandsinsyn är en frivillig annons där den upphandlande myndigheten eller enheten öppet tillkännager att den anser att den har rätt att upphandla ett kontrakt utan föregående annonsering och därför inte tänker annonsera den aktuella upphandlingen. Något tillspetsat kan förhandsinsyn alltså beskrivas som en annons om avsikten att inte annonsera. Förhandsinsyn ska inte blandas ihop med förhandsannonsering.

Måste man använda förhandsinsyn?

Svar: Nej, det är frivilligt för upphandlande myndigheter och enheter.

När kan förhandsinsyn användas?

Svar: Förhandsinsyn kan användas om den upphandlande myndigheten eller enheten anser att den får upphandla utan föregående annonsering (4 kap 5-9 §§ LOU respektive 4 kap 2-3 §§ LUF) eller direktupphandla (15 kap 3 § andra stycket LOU och LUF) på grund av att det föreligger någon undantagssituation, t.ex. synnerlig brådska eller tekniska skäl, eller om kontraktsvärdet understiger direktupphandlingsgränsen. Förhandsinsyn kan dock inte användas om den upphandlande myndigheten eller enheten anser att den aktuella kontraktstypen inte omfattas av upphandlingsplikt över huvud taget, t.ex. om det är fråga om ett hyresavtal eller fastighetsköp (bl.a. 1 kap 6 § LOU eller 1 kap 19 § LUF).

Hur går förhandsinsyn till?

Svar: Förhandsinsynen ska publiceras på motsvarande sätt som sedvanliga upphandlingsannonser, dvs. i TED om det är fråga om en upphandling som omfattas av EU:s upphandlingsdirektiv, och i en allmänt tillgänglig nationell databas om det är fråga om en upphandling under tröskelvärdena eller avseende B-tjänster. Förhandsinsynen ska bland annat innehålla uppgifter om vilken leverantör som myndigheten eller enheten planerar att tilldela kontraktet till och en motivering till varför kontraktet inte behöver föregås av en annonserad upphandling.

En avtalsspärr om tio dagar löper efter publiceringen av förhandsinsynen. Under denna period kan leverantörer bevaka annonsen och begära överprövning av upphandlingen och avtal får inte tecknas mellan myndigheten eller enheten och leverantören. En förhandsinsyn förutsätter alltså att avtalet med leverantören ännu inte har ingåtts.

Vad blir konsekvenserna av en korrekt genomförd förhandsinsyn?

Svar: Om ingen ansökan om överprövning har kommit in till förvaltningsrätten innan avtalsspärren har löpt ut, kan upphandlingen inte överprövas och avtalet kan inte heller ogiltigförklaras. Detta gäller under förutsättning att myndigheten eller enheten har iakttagit avtalsspärren och inte ingått avtalet innan spärren har löpt ut. Genom att öppet tillkännage sin avsikt att upphandla utan något annonserat upphandlingsförfarande och därefter iaktta en avtalsspärr kan upphandlande myndigheter och enheter alltså undvika att riskera ogiltigförklaring av ingångna avtal.

Om den upphandlande myndigheten eller enheten ingår ett avtal trots att den inte hade rätt att direktupphandla/upphandla utan föregående annonsering (så kallad otillåten direktupphandling) kan en upphandlingsskadeavgift dömas ut efter ansökan av Konkurrensverket, även om en förhandsinsyn har genomförts på ett korrekt sätt. Förhandsinsynen utestänger inte heller möjligheten för leverantörer att begära skadestånd i allmän domstol om denne anser sig ha lidit skada av en otillåten direktupphandling.

Vilka regler i lagarna styr förhandsinsynen?

Bestämmelser om förhandsinsyn finns i 7 kap 4 § LOU och 7 kap 7 § LUF när det gäller upphandlingar som omfattas av EU:s upphandlingsdirektiv. Om det är fråga om en upphandling avseende B-tjänster eller upphandling under tröskelvärdena (dvs. icke direktivstyrda upphandlingar) finns bestämmelserna om förhandsinsyn i 15 kap 5 a § LOU och LUF.

Regler om avtalsspärren vid förhandsinsyn finns i 16 kap 8 § LOU och LUF för både direktivs-tyrda och icke direktivstyrda upphandlingar.

Öppning av anbud/ansökningar

Får ett för sent inkommet anbud beaktas?

Svar: Nej, detta gäller även om förseningen har skett utan anbudsgivarens vållande. Principerna för offentlig upphandling förutsätter att alla leverantörer behandlas lika vilket inte är möjligt om leverantörerna får olika tidsfrister för att lämna anbud.

Leverantörskvalificering/urval

Vilka krav får ställas på en leverantör?

Svar: Kraven som får ställas på en leverantör i leverantörskvalificeringsdelen måste följa de grundläggande principerna med hänsyn tagen till det som upphandlas. För att kunna kvalificera anbudsgivare/-sökande måste den upphandlande myndigheten/upphandlande enheten ställa tydliga krav. De som uppfyller kraven får vid förenklad och öppen upphandling gå vidare och få sina anbud prövade. Vid urvals-, selektiv och förhandlad upphandling får de normalt möjlighet att skicka in anbud. För varje krav som ställs ska den upphandlande myndigheten/upphandlande enheten redogöra för anbudsgivarna/-sökandena hur de ska visa att de uppfyller kraven. Till varje krav kopplas alltså ett bevis. Den upphandlande enheten kan således kräva; ni ska ha erfarenhet av liknande arbeten, därför ska ni skicka in handlingar som styrker detta eller ni ska visa att ni har angivna ekonomiska resurser att klara av uppdraget, därför ska ni skicka in er årsredovisning etc. Ett bevis går inte att pröva i sig om det inte kopplas till ett krav. I LOU och LUF beskrivs detta i kapitel 10 och 11.

Finns det blanketter för kontroll av svenska leverantörer?

Svar: Ja, Skatteverket har givit ut en blankett som heter "Begäran om upplysningar vid upphandling" (SKV 4820). Blanketten kan beställas av den som önskar få in uppgifter om hur ett företag sköter hanteringen av sina skatter och avgifter. Blanketten finns även i en engelsk version. Det är den upphandlande myndigheten eller enheten som ska inhämta uppgifterna.

Har en anbudsgivare rätt att åberopa en annan leverantörs kapacitet?

Svar: Regler finns i båda lagarna (11 kap. 12 § LOU samt i 11 kap. 5 § LUF) som anger att en anbudssökande eller anbudsgivare för ett bestämt kontrakt får åberopa andra företags ekonomiska samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet om anbudssökanden/anbudsgivaren kan visa att han förfogar över de resurser som krävs.

Bestämmelserna bygger på den praxis som EU-domstolen fastslagit i mål C-176/98, Holst Italia SpA där domstolen uttalat att det är tillåtet för en anbudsgivare (tjänsteleverantör), som inte själv uppfyller de villkor som krävs för att delta i en offentlig upphandling att åberopa kapacitet hos en annan leverantör som han avser utnyttja, om kontraktet tilldelas honom. Anbudsgivaren måste kunna styrka att han har faktisk möjlighet att utnyttja den kapacitet som han åberopar under den period som omfattas av kontraktet. Detta kan göras bl.a. genom att han uppvisar ett samarbetsavtal eller liknande med den åberopade leverantören, i vilket den åberopade leverantören åtar sig att ställa kapacitet till anbudsgivarens förfogande.

Ska kontroll göras i varje enskild upphandling om eventuellt brott för uteslutning föreligger?

Svar: Nej. Bestämmelserna innebär inte att myndigheten rutinmässigt är skyldig att be leverantörerna ge in handlingar som visar att det inte finns grund för uteslutning på grund av brott. En utredningsskyldighet föreligger endast när det förekommer grundad anledning anta att uteslutningsgrundande brott föreligger. På vilket sätt den upphandlande myndigheten har kommit fram till en sådan grundad anledning saknar betydelse. Det kan ha uppnåtts t.ex. till följd av uppgifter som lämnats i massmedia eller av andra leverantörer. En viss prövning av substansen i uppgifterna är också lämpligt innan en utredning startar. Finns misstanke om brott bör leverantören åläggas att visa att grundad anledning för misstanke inte föreligger.

Hur ska kontrollen av om eventuellt brott föreligger genomföras?

Svar: Den upphandlande myndigheten kan be leverantören att prestera det underlag som krävs för bedömningen. I de fall där en dom bör begäras in kan den upphandlande myndigheten också be leverantören att komma in med ett rättsutlåtande om de brott som förekommer i den ifrågavarande domen omfattas av definitionen av de uteslutningsgrundande brotten.

Hur gör man om man anser att ett uteslutningsgrundande brott föreligger?

Svar: Om ett beslut att utesluta en leverantör ska meddelas särskilt eller först i anslutning till tilldelningsbeslutet får avgöras från fall till fall. Enligt EU-domstolens praxis torde dock en upphandlande myndighet lämna besked i frågan om en uteslutning så snart den har kännedom om alla omständigheter som behövs för beslutet. Om den upphandlande myndigheten själv tagit fram underlag för ett beslut om uteslutning eller om uppgifter kommit fram på annat sätt är det lämpligt, med hänsyn till kravet på öppenhet, att leverantören bereds möjlighet att bemöta uppgifter i utredningen innan ett beslut om uteslutning fattas.

Kan ett undantag medges i vissa fall, trots att misstanke om brott föreligger?

Svar: I regleringen framgår att uteslutning kan underlåtas om särskilda skäl föreligger. Därvid bör den brottsliga gärningens svårighetsgrad beaktas liksom den tid som förflutit sedan brottet begicks.

Anbudsprövning

Får en upphandlande myndighet/enhet begära att ett anbud kompletteras?

Svar: Av 9 kap. 8 § i LOU och LUF lag framgår att en upphandlande enhet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet. Av andra stycket respektive paragraf framgår att den upphandlande myndigheten/enheten också får begära att en anbudsansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Vidare får den upphandlande myndigheten/enheten begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar intyg, skriftliga bevis och andra handlingar som getts in.

Generaladvokat Lenz har i ett förslag till avgörande (i mål C-87/94) anfört bl.a. följande beträffande begreppen ”förtydligande” (precisering) respektive ”komplettering”. ”Från semantisk utgångspunkt anser jag att termen ’precisera’, som används i rådets och kommissionens gemensamma förklaring, måste förstås i meningen att lämna detaljuppgifter som gör det möjligt att mer klart beskriva föremålet det handlar om, eller att med större exakthet definiera föremålet. Vad gäller den andra termen i det gemensamma uttalandet, nämligen ’komplettera’, ser jag det som att inkomma med kompletterande uppgifter som tidigare inte varit tillgängliga. De två termerna har det gemensamt att det inte handlar om att ersätta tidigare uppgifter, utan tvärtom konkretisera dem på ett eller annat sätt. Denna reflektion att varken preciseringar eller kompletteringar har till följd att tidigare fakta ersätts av nya, stöds av den objektiva reflektionen att möjligheten att byta ut vissa uppgifter potentiellt kan missgynna andra anbudsgivare”.

Skillnaden mellan första och andra styckena i lagrummen ovan är att det första stycket medger att tidigare fakta ersätts med nya, dock endast om den ursprungliga informationen är uppenbart felaktig och inte innebär att innehållet i anbudet väsentligen ändras. I andra stycket avses med förtydligande eller kompletteringar endast att tidigare lämnade uppgifter konkretiseras, d.v.s. inte att tidigare lämnade uppgifter ändras eller ersätts av nya uppgifter. Motsvarande bestämmelser finns i 15 kap. 12 § i respektive lag.

Får ett onormalt lågt anbud förkastas?

Svar: En upphandlande myndighet/enhet får, enligt 12 kap 3 § respektive lag, förkasta ett anbud om den finner att priset är onormalt lågt, dock först sedan enheten skriftligen begärt förklaring till det låga anbudet och inte fått tillfredsställande svar. Hänsyn får tas endast till förklaringar som kan godtas på objektiva grunder, såsom kostnaderna i tillverkningen eller utförandet, de tekniska lösningarna, och originaliteten i anbudsgivarens förslag. Bestämmelsen innebär dock ingen skyldighet att förkasta låga anbud. Det finns inget förbud i upphandlingslagarna mot att anta onormalt låga anbud.

Ska utvärderingskriterierna viktas vid utvärderingsgrunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet?

Svar: Om ett kontrakt över tröskelvärdena ska tilldelas med grunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska den upphandlande myndigheten respektive enheten ange hur de olika kriterierna kommer att viktas inbördes vid bedömningen av vilket anbud som är mest fördelaktigt (s.k. obligatorisk viktning). Kriterieviktningen får anges som ett intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Om det enligt den upphandlande myndigheten respektive enheten inte är möjligt att ange hur kriterierna kommer att viktas, ska dessa anges i fallande prioritetsordning. Viktningen av kriterierna anges normalt i annonsen om upphandlingen eller i förfrågningsunderlaget. Samma regler gäller för upphandling över tröskelvärdena inom den klassiska sektorn och försörjningssektorerna (12 kap. 2 § i respektive lag).

För upphandling som inte omfattas av direktivet (15 kap. i lagarna, tidigare 6 kap. LOU) är dessa tillvägagångssätt alternativa. I respektive lag anges att myndigheten eller enheten ska ange antingen hur de olika kriterierna viktas eller så ska kriterierna anges i fallande prioritetsordning. Även här får kriterieviktningen anges som ett intervall med en lämplig största tillåtna spridning.
Här ska information lämnas om kriterieviktningen eller prioritetsordningen i annonsen om upphandling, i ansökningsinbjudan eller i förfrågningsunderlaget.

Vilka metoder kan användas för att utvärdera anbud (”utvärderingsmodeller”)?

Svar: En upphandlande myndighet ska på ett transparent och förutsebart sätt ange vilka kriterier (tilldelningskriterier) som den kommer att tillmäta betydelse och deras inbördes vikt vid bedömningen av vilket anbud som har lägst pris eller är mest ekonomiskt fördelaktigt. För att göra anbuden jämförbara används en modell där det specificeras hur anbud kommer att värderas utifrån en sammanvägning av hur väl de uppfyller respektive kriterie.

Regelverken om offentlig upphandling innehåller inte några närmare formregler för hur bedömningen av anbud ska gå till eller hur en utvärderingsmodell ska vara konstruerad. En upphandlande myndighet kan i princip välja vilken metod som helst för att jämföra anbud så länge den kan anses uppfylla de grundläggande principerna som kan härledas ur EU-fördraget och upphandlingsdirektiven.

Modeller för att värdera anbud kan delas in i två olika kategorier, relativa respektive absoluta utvärderingsmodeller. I den relativa utvärderingsmodellen värderas anbuden i relation till övriga anbud. Detta innebär att rangordningen mellan två anbud kan påverkas av vilka andra anbud som lämnats. I den absoluta utvärderingsmodellen görs en individuell utvärdering av varje enskilt anbud. Utvärderingen är följaktligen inte beroende av annan anbudsgivares kvalitet eller totalpris.

Läs mer om utvärderingsmodeller:

Konkurrensverkets yttrande dnr 319/2009 (850 kb)
Uppdragsforskningsrapport: En logisk fälla - Relativ poängsättning av pris vid anbudsutvärdering i offentlig upphandling (1 Mb)

Får ett upphandlingskontrakt överlåtas?

Svar: Ett upphandlingskontrakt får som huvudregel inte överlåtas till en annan part. En avtalsöverlåtelse eller partsbyte till annan juridisk person kan leda till sådana väsentliga förändringar av de grundläggande villkoren att upphandlingen måste göras om (se bl.a. EU-domstolens dom i mål C-454/06 Pressetext).

Ändringar i ett befintligt kontrakt mellan en upphandlande myndighet och en leverantör kan också under vissa förutsättningar medföra att en ny offentlig upphandling måste genomföras. Upphandlingsplikt föreligger vid det fall att de ändrade bestämmelserna uppvisar mer än endast marginella skillnader i förhållande till bestämmelserna i det ursprungliga kontraktet och följaktligen visar på en avsikt från parternas sida att omförhandla de väsentliga villkoren. En bedömning av om ”väsentliga förändringar av villkoren” har skett måste göras i varje enskilt fall. Begreppet ”väsentlig ändring” inom upphandlingsrätten ger enligt praxis inte utrymme för något annat än mindre ändringar i avtalsvillkoren.

EU-domstolen har fastställt följande principer för att avgöra huruvida en ändring av ett avtalsvillkor i ett befintligt kontrakt är att anse som betydande:

En ändring av villkoren som, om de hade förekommit i den ursprungliga upphandlingen, skulle ha gjort det möjligt att godkänna andra anbudsgivare än dem som ursprungligen godkändes eller att anta ett annat anbud än det som ursprungligen antogs. Den leverantör som övertar ett upphandlingskontrakt får då en gynnsam situation eftersom denne inte behövt bli antagen som leverantör i den ursprungliga upphandlingen.
Det ursprungliga kontraktet ändras så att tillämpningsområdet i väsentlig del utsträcks så att det omfattar tjänster som inte först avsågs.
En ändring kan även anses vara betydande om den medför att kontraktets ekonomiska jämvikt ändras till förmån för den anbudsgivare som tilldelats kontraktet på ett sätt som inte föreskrevs i det ursprungliga kontraktet.

När det gäller ändringar av pris- och andra avtalsvillkor framgår det av en annan dom från EU-domstolen (C-84/03, Kommissionen mot Spanien) att prishöjningar med högst tio procent i visst fall utgör en betydande ändring av de ursprungliga villkoren för upphandlingen. Omräkning till annan valuta eller ytterst små prisförändringar innebär emellertid inte att villkoren ändras betydligt.

Vad är ett så kallat belastningsvärde och hur kan det tillämpas?

Svar: Belastningsvärden används för att kunna utvärdera anbud där inte alla anbudsgivare har offererat och lämnat pris på samtliga artiklar som omfattas av upphandlingen.

Giltighetstid för anbud

Får man förlänga ett anbuds giltighetstid?

Svar: Det förekommer att de ingivna anbudens giltighetstid löper ut innan den upphandlande myndigheten har möjlighet att ingå kontrakt, särskilt gäller detta när upphandlingen är föremål för överprövning. Om giltighetstiden ska förlängas är detta främst en fråga mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna. Vid sådana förlängningar måste dock myndigheten beakta de grundläggande principerna, dvs. i första hand principen om likabehandling.

En särskild fråga är om samtliga anbudsgivare måste gå med på en förlängning. Av viss kammarrättspraxis kan utläsas att det görs skillnad mellan förlängningar som sker före ett tilldelningsbeslut och förlängningar som sker efter sådant beslut. För det fall att den ursprungligt angivna giltighetstiden gått ut före tilldelningsbeslutet har krävts att samtliga anbudsgivare går med på att förlänga giltighetstiden, annars bör upphandlingen göras om (se t.ex. Kammarrätten i Göteborg, mål nr 6802-04). Kravet på samtliga anbudsgivares samtycke till en förlängning torde inte göra sig gällande med samma styrka när den ursprungliga giltighetstiden gått ut efter tilldelningsbeslutet. Då har i flera fall bedömningen gjorts att det faktum att inte alla anbudsgivare gått med på en förlängning i sig inte innebär att upphandlingen måste göras om (se t.ex. Kammarrätten i Göteborg, mål nr 4278-09; Kammarrätten i Göteborg, mål nr 5375-06 samt Kammarrätten i Jönköping, mål nr 3521-08).

En förlängning av giltighetstiden får inte påverka tidsplanen för leveransen av det som ska upphandlas. En förlängning av giltighetstiden kan inte heller kombineras med en möjlighet för leverantörerna att ändra i anbuden.

Offentlighet och sekretess

Vad är en allmän handling?

Svar: Det framgår av Tryckfrihetsförordningen vad som är att anse som ”allmän handling”. Begreppet handling innefattar varje informationsinnehåll hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett vilken form det än framträder. För att handlingen ska vara allmän fordras att den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

När blir förfrågningsunderlaget allmän handling?

Svar: Förfrågningsunderlaget är inte en allmän handling före det datum då det expedierats så att anbudsgivarna kan få tillgång till det. Före denna tidpunkt är förfrågningsunderlaget att betrakta som internt arbetsmaterial. Det är således inte offentligt, även om det skulle vara färdigställt. Vid selektiv upphandling, förhandlad upphandling och urvalsupphandling är förfrågningsunderlaget inte offentligt förrän det skickas ut till den eller de anbudssökande som kvalificerat sig för att få lämna anbud.

Vad menas med absolut sekretess?

Svar: Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess (även kallad strikt sekretess) fram till dess att den upphandlande myndigheten/enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats.

Kan man begära att få ta del av allmän handling efter det att upphandlingen avslutats?

Svar: En allmän handling är antingen helt eller delvis offentlig eller föremål för sekretess (hemlig). Handlingen eller delar därav kan bara vara föremål för sekretess och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) eller i annan lag dit OSL hänvisar. I annat fall är handlingen offentlig och ska lämnas ut.

Att den absoluta sekretessen upphör innebär inte att den upphandlande myndigheten/enheten kan lämna ut uppgifter om leverantörerna eller de anbud som inkommit utan att pröva om sekretess fortfarande föreligger enligt någon bestämmelse i OSL. Sekretess kan gälla till förmån för det allmännas ekonomiska intresse eller gälla till förmån för enskildas ekonomiska intresse. För det fall någon begär att få ta del av uppgifter och handlingar och det inte finns stöd att sekretessbelägga uppgifterna ska handlingen lämnas ut genast.

Ramavtal

Vad är ett ramavtal?

Svar: Ramavtal definieras i 2 kap. 15 § den LOU ”Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.”

Upphandlingsförfarandet förändras inte om det rör sig om ett ramavtal. Det förändrar dock hur en upphandlande enhet ställer upp förfrågningsunderlaget samt hur man kommer att använda ramavtalet, beroende på hur avropet bestämts, till exempel genom en fastställd avropsordning eller genom förnyad konkurrensutsättning.

Ramavtalets löptid har bestämts till max fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl.

Hur beställer man från ett ramavtal?

Svar: Om man är behörig att handla från ett ramavtal måste man först fastslå vilken form av ramavtal det är. Används en fast rangordning eller en förnyad konkurrensutsättning?

Används rangordningen framkommer det i tilldelningsbeslutet vilken leverantör som ska tillfrågas. Det är då den som måste tillfrågas först. Om den leverantören inte kan leverera kan nästa leverantör på listan tillfrågas. Upphandlingskontrakt kan slutas utan att avtalsspärr inträder samt utan skyldighet att informera samtliga på avtalet antagna leverantörer om att avrop sker och att upphandlingskontrakt tecknats.

Om en förnyad konkurrensutsättning används beskrivs kriterierna för tilldelning av upphandlingskontrakt i förfrågningsunderlaget. Myndigheten som vill använda ramavtalet måste på ett tydligt sätt beskriva sitt behov, (vad som ska avropas och för hur länge) för att uppfylla de grundläggande principerna om likabehandling och transparens. Detta förmedlas därefter skriftligen till samtliga antagna leverantörer, tillsammans med ett sista datum för svar.

Behovet behöver inte offentliggöras i nationell databas eller i TED. Det måste dock komma samtliga på avtalet berörda leverantörer tillhanda.

Tidsfristen ska vara tillräcklig med hänsyn tagen till avropets art och omfattning. Svaren från leverantörerna öppnas efter sista dag samt gås igenom utifrån de kriterier som angavs i upphandlingen för att utse vilken leverantör som ska tilldelas upphandlingskontraktet.

Måste man följa den procedur som finns angiven i ramavtalet för att avropet ska genomföras i enlighet med LOU?

Svar: Ja, för det fall att avvikelse sker från den avropsrutin som är uppställd i förfrågningsunderlaget genomförs inte längre ett avrop från ramavtalet, utan det blir fråga om en ny upphandling och då måste regler i LOU följas (annonsering, tilldelningsbeslut m.m.).

Korruption, jäv och otillbörlig påverkan

Får en konsult som medverkar vid utformningen av förfrågningsunderlaget även delta i upphandlingen?

Svar: Om konsulthjälp behövs för utformningen av t.ex. förfrågningsunderlaget bör den upphandlande myndigheten/enheten vara medveten om att otillbörliga fördelar kan uppkomma för konsulten om denne sedermera har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. Konsulten kan p.g.a. detta komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen. En förutsättning för att kunna pröva ett anbud från en person/ett företag som t.ex. biträtt vid utformningen av förfrågningsunderlaget är att denne inte genom det tidigare arbetet har skaffat sig en otillbörlig konkurrensfördel. Om en konsult som anlitas för utformning av förfrågningsunderlaget inte kommer att kunna delta som anbudsgivare i den senare upphandlingen p.g.a. otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult innehålla en upplysning om detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja vilken av de bägge upphandlingarna som är mest intressant att delta i. Se även EG-domstolens dom i mål C-21/03 och C-34/03.

Får en tidigare anställd utföra uppdrag utan föregående upphandling?

Svar: En person som tidigare varit anställd hos den upphandlande myndigheten/enheten kan inte anlitas utan att en regelrätt upphandling görs. Upphandlande myndigheter/enheter bör vara försiktiga med att tillåta en anställd eller tidigare anställd medverka vid och påverka t.ex. förfrågningsunderlaget inför en upphandling som han själv eller någon närstående person kan delta i som anbudsgivare, eftersom det kan strida mot kravet på likabehandling. En upphandling bygger på förtroende mellan beställare och tänkbara leverantörer och det offentliga bör genomföra upphandlingar så att misstro mot dess opartiskhet inte kan uppstå.

Finns det regler beträffande mutor?

Svar: Upphandlingslagstiftningen innehåller inga uttryckliga bestämmelser om mutor och annan korruption. Av 1 kap. 9 § och 1 kap. 24 § framgår dock att en upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn.

En företrädare för en upphandlande myndighet/enhet bör dock iaktta stor försiktighet med att ta emot presenter eller andra förmåner från tänkbara leverantörer. Det bör observeras att bedömningen av vad som betraktas som mutbrott är hårdare beträffande offentliganställda än inom det privata näringslivet.

Institutet mot Mutor uppger avseende mässbesök, resor och dylikt att sådana kan vara tillåtna, om det anses som befogade åtgärder och det är ett seriöst program som inte innehåller för många kringarrangemang av nöjeskaraktär. Institutet rekommenderar att deltagarnas arbetsgivare står för resa och uppehälle.

Försörjningssektorerna

Vem är upphandlande enhet inom försörjningssektorerna?

Svar: Reglerna för upphandling inom försörjningssektorerna omfattar organisationer som bedriver verksamhet inom områdena vatten-, energi- transport- och posttjänster. Upphandlande enheter inom försörjningssektorerna är statliga, kommunala och andra myndigheter, landsting samt vissa offentliga bolag (t.ex. statligt ägda bolag), stiftelser, föreningar och samfälligheter. Vidare kan privata företag som bedriver verksamhet med särskilt rättighet eller ensamrätt vara upphandlande enheter inom försörjningssektorerna. Förutsättning är att den särskilda rättigheten eller ensamrätten har beviljats enligt lag eller annan författning, att rätten att utöva verksamheten är begränsad till ett eller flera företag och att den väsentligt påverkar andra företags möjligheter att bedriva samma typ av verksamhet.

Klagomål på offentliga upphandlingar

Hur ansöker man om överprövning?

Svar: En leverantör kan begära överprövning vid förvaltningsrätt (tidigare länsrätt) av en pågående upphandling, om han anser att en upphandlande myndighet eller enhet har brutit mot de grundläggande principerna eller bestämmelser enligt LOU eller LUF och om detta samtidigt har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada, 16 kap. 1 § LOU respektive LUF. Om domstolen finner att en överträdelse av LOU eller LUF skett och att skada uppkommit eller kan uppkomma, kan den besluta att upphandlingen skall göras om eller rättas till. Om överprövningen gäller den upphandlande myndighetens eller enhetens beslut att avbryta en upphandling, kan förvaltningsrätten besluta att ogiltigförklara beslutet. Samma regler för överprövning gäller oavsett upphandlingens värde och oavsett om det är fråga om en A- eller B-tjänst. En utländsk leverantör har samma möjligheter som en svensk leverantör att få sin talan prövad enligt LOU och LUF.

Vem har rätt att föra talan?

Svar: Rätt att föra talan i överprövningsmål tillkommer endast leverantörer. Med leverantör förstås enligt 2 kap. 11 § LOU resp. LUF ”den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader”. Leverantörsbegreppet är mycket vidsträckt. Detta för att även leverantörer som inte haft möjlighet att lämna anbud ska ha möjlighet att begära överprövning. Detta innebär att även potentiella leverantörer kan ansöka om överprövning. En branschorganisation kan inte föra talan, men kan givetvis fungera som ombud för en leverantör. En leverantör behöver inte ha lämnat anbud för att ha rätt att ansöka om överprövning av en upphandling.

Var ska ansökan ges in?

Svar: En ansökan om överprövning ska ges in till den förvaltningsrätt i vars domkrets den upphandlande myndigheten eller enheten har sitt hemvist. En leverantör som begär överprövning ska således lämna eller skicka sin ansökan direkt till den behöriga domstolen. Adress och kontaktuppgifter finns på Sveriges domstolars webbplats (www.domstol.se).

Vad bör en ansökan innehålla?

Svar: En ansökan om överprövning till förvaltningsrätt ska göras skriftligen och bör innehålla följande:

Sökandens namn. Oftast är det ett företag som ansöker och då anges företagets fullständiga namn, organisationsnummer, aktuell adress och telefonnummer. Om det är en enskild person, fysisk person, anges personnummer istället för organisationsnummer. Kontaktuppgifterna är mycket viktiga, eftersom domstolen snabbt kan behöva få kontakt.
Samtliga kontaktuppgifter avseende den upphandlande myndigheten (namn, telefonnummer, postadress, e-postadress).
Uppgifter om den upphandling som överklagas. En beskrivning ska lämnas beträffande på vilket sätt sökanden anser att den upphandlande enheten brutit mot LOU och hur detta har inneburit eller kan komma att innebära en skada för leverantören. Av förvaltningsdomstolarnas avgöranden i överprövningsmål framgår att domstolarna inte tar hänsyn till sådana grunder som inte särskilt åberopats av sökanden. Det är således viktigt att tydligt och fullständigt beskriva det eller de fel som anses ha skett. Kopior av de bevis och handlingar som finns för att styrka att fel har begåtts kan ges in. I mer komplicerade fall kan det finnas skäl att ta hjälp av en branschorganisation eller annat ombud.

Hur går överprövningen till och vem betalar?

Svar: Processen hos förvaltningsdomstolar (förvaltningsrätt, kammarrätt och Regeringsrätt) är normalt skriftlig och vardera parten betalar sina eventuella kostnader, t.ex. ombudsarvoden. Domstolarna tar inte ut några avgifter för att pröva ansökan.

Hur överklagar man en dom eller ett beslut?

Svar: En dom eller ett beslut som meddelats av förvaltningsrätten kan överklagas till kammarrätten och som sista instans Högsta förvaltningsdomstolen. För att ett mål ska tas upp i kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen måste dock prövningstillstånd meddelas först.

Vid ett överklagande till kammarrätt eller till Högsta förvaltningsdomstolen ska klaganden bl.a. ange de omständigheter som åberopas till stöd för att prövningstillstånd ska meddelas. Kammarrätten ska meddela prövningstillstånd om det är av vikt för ledning av rättstillämpningen att överklagandet prövas av högre rätt. Prövningstillstånd meddelas också om det finns anledning att ändra förvaltningsrättens dom eller beslut eller om det annars finns synnerliga skäl att pröva överklagandet. Meddelas inte prövningstillstånd står förvaltningsrättens beslut fast.

Högsta förvaltningsdomstolenska meddela prövningstillstånd om det är av vikt för ledning av rättstillämpningen att talan prövas av Högsta förvaltningsdomstolen. Prövningstillstånd ska också meddelas om det föreligger synnerliga skäl till sådan prövning, såsom att målets utgång i kammarrätten uppenbarligen beror på grovt förbiseende eller grovt misstag. Meddelas inte prövningstillstånd står kammarrättens beslut fast.

Skadestånd

Vem kan begära skadestånd?

Svar: En leverantör som anser sig ha lidit skada kan föra talan om skadestånd mot den upphandlande myndigheten. Det är leverantören som ska bevisa att en överträdelse har skett och sedan göra sannolikt att denna överträdelse även har orsakat den påstådda skadan, d.v.s. förlusten av ett kontrakt och därmed sammanhängande vinst.

När och var ska talan väckas?

Svar: Talan ska väckas vid allmän domstol, d.v.s. tingsrätt som första instans, normalt inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt slöts. Om talan inte väcks inom denna tidsfrist har leverantören förlorat rätten att föra talan. Tingsrättens dom kan överklagas till hovrätt och Högsta domstolen är sista instans.

Miljö- och sociala hänsyn

Vilka möjligheter ger lagstiftningen att ta hänsyn till miljöfaktorer vid offentlig upphandling?

Svar: Det finns bestämmelser om miljöhänsyn i såväl LOU som LUF. De omfattar bland annat tekniska specifikationer och möjlighet att använda specifikationer för miljömärkning, information om miljöskydd, miljöskyddsåtgärder/miljöledning, utvärderingskriterier och särskilda villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Bestämmelserna bygger på EG:s upphandlingsdirektiv där beaktandesats nr 1 hänvisar till EG-domstolens dom i Concordia-målet C-513/99 där domstolen definierar några viktiga principer för uppställandet av miljökrav. En upphandlande myndighet kan beakta miljökriterier, under förutsättning att dessa

har ett samband med kontraktets föremål
är uttryckligen angivna
är förenliga med de grundläggande EG-rättsliga principerna, särskilt icke-diskrimineringsprincipen,
inte ger myndigheten en obegränsad valfrihet, dvs kriterierna är objektiva och mätbara.

Konkurrensverket har gett ut en särskild broschyr om miljökrav i offentlig upphandling och på vår webbplats finns mer information. Proposition 2006/07:128 (bl a sid 194 ff) innehåller en hel del information i frågan och Miljöstyrningsrådet ger vägledning och tillhandahåller kriterier för miljöanpassad upphandling (www.msr.se)

Vad innebär ”sociala hänsyn” i samband med offentlig upphandling?

Svar: Att ta så kallade sociala hänsyn i samband med en offentlig upphandling är ett sätt för det allmänna att bland annat främja goda arbetsförhållanden eller tillgodose olika behov hos medborgarna. Rättspraxis beträffande sociala hänsyn har främst utvecklats av EU-domstolen och sedermera har bestämmelser införts i upphandlingslagstiftningen.

Upphandlingslagstiftningen innehåller bland annat bestämmelser om att tekniska specifikationer bör bestämmas med hänsyn till tillgänglighet för personer med funktionshinder eller att upphandlande myndigheter eller enheter får ställa särskilda sociala villkor för hur ett kontrakt får fullgöras. Det finns också möjlighet att utesluta en leverantör vid brott mot den sociala lagstiftning eller på grund av allvarliga fel i yrkesutövningen som rör sociala frågor. Genom en särskild förordning om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt åläggs vissa statliga myndigheter att i sina upphandlingskontrakt ställa villkor som syftar till att motverka diskriminering hos leverantören.

Det finns bestämmelser i LOU respektive LUF om att upphandlande myndigheter och enheter bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid sina upphandlingar där det är motiverat med hänsyn till upphandlingens art.

Vad kan ett särskilt villkor om sociala hänsyn innebära?

Svar: Begreppet sociala hänsyn är brett och kan innefatta t.ex. arbetsrättsliga frågor såsom kollektivavtal och arbetsmiljöfrågor, frågor kring tillgänglighet och funktionshindrade, frågor kring arbetsförhållanden och etik i (framförallt) utvecklingsländer, frågor om verksamhetsövergång och övertagande av personal, frågor om jämställdhet och diskriminering i arbetslivet samt åtgärder för att bekämpa arbetslöshet och främja integration m.m. Upphandlingsdirektiven ger möjligheter för medlemsstater att föreskriva om att reservera kontrakt till så kallade skyddade verkstäder vilket dock inte har införts i Sverige.

Är det möjligt att upphandla lokala företag?

Svar: Krav på korta transportavstånd, att produkten ska vara ”lokalproducerad” eller ”närodlad” är diskriminerande och därmed inte tillåtet vid offentlig upphandling. Det är inte heller säkert att transporten är den mest miljöpåverkande faktorn för den aktuella varan eller tjänsten och då leder ett avståndskrav till fel prioritering. Det är däremot fullt tillåtet att skriva kontrakt med lokala företag som lämnat anbud och i övrigt uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget och lämnar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det med lägst pris.

Upphandlande myndigheter/enheter kan skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag, exempelvis en livsmedelsproducent eller ett städbolag, att lägga anbud genom att utforma förfrågningsunderlaget på ett sådant sätt att fler kan lägga anbud. Exempel på det kan vara att det är möjligt att lämna anbud på viss del av sortimentet eller för ett visst geografiskt område. Samordning av interna leveranser mellan flera leverantörer kan också underlätta för mindre leverantörer då dessa kanske behöver samarbeta mer för att klara efterfrågade volymer och leveranser. Detta framgår även av upphandlingsreglerna.

Vad är en antidiskrimineringsklausul?

Svar: En antidiskrimineringsklausul i ett offentligt kontrakt är ett villkor (en förpliktelse) som den leverantör som tilldelas kontraktet måste acceptera och som reglerar hur kontraktet ska utföras i vissa avseenden. Den vanligaste typen av antidiskrimineringsklausul är ett kontraktsvillkor som förpliktigar leverantörer att följa antidiskrimineringslagarna under kontraktets fullgörande.

Uppföljning av kontrakt

Varför är det viktigt att kontrollera och följa upp ett kontrakt?

Svar: Uppföljning är många gånger en försummad del i upphandlingsprocessen trots att det handlar om att säkerställa att åtaganden som omfattas av ett kontrakt följs. Utan uppföljning kan det hända att leverantörer inte tar ställda krav på allvar och det kan också strida mot likabehandlingsprincipen och ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande att inte säkerställa att leverantörens uppgifter kan kontrolleras. Det framgår av EG-domstolens dom C-448/01

Dåliga uppföljningsrutiner kan också innebära att leverantörer kan erhålla eller upprätthålla ett kontrakt på felaktiga grunder vilket drabbar seriösa företag och deras vilja att delta i offentlig upphandling.

Inköpscentraler

Hurfungerar en inköpscentral?

Svar: En inköpscentral är en upphandlande myndighet som:

anskaffar varor och/eller tjänster som är avsedda för upphandlande myndigheter eller enheter, eller
medverkar vid upphandling eller ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för upphandlande myndigheter eller enheter.

Inköpscentraler kan förekomma såväl inom klassiska sektorn som inom försörjningssektorerna. En inköpscentral måste emellertid alltid vara en upphandlande myndighet.

Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga sektors upphandling av vissa varor och tjänster och leda till minskade administrationskostnader och bättre inköpsvillkor. Samverkan inom upphandlingsområdet kan underlätta inte minst för mindre upphandlande myndigheter och enheter med begränsade resurser.

Om en upphandlande myndighet eller enhet anlitar inköpscentralen behöver inte denna tjänst upphandlas.

Offentlig-privat samverkan

Vad är OPS/OPP/PPP?

Svar: Det finns olika samlingsnamn för denna typ av entreprenadform, OPS (Offentlig Privat Samverkan, PPP (Public Private Partnership), OPP (Offentligt Privat Partnerskap). Begreppet omfattar olika samarbetsformer mellan det offentliga och det privata näringslivet. De förutbestämda nämnarna för denna typ av entreprenad är att riskerna fördelas på ett förutbestämt sätt och att den privata parten kan ansvara för till exempel projektering, byggnation, drift och underhåll.

OPS är inte undantagen upphandlingslagstiftningen utan ska som utgångspunkt upphandlas i enlighet med LOU/LUF. Drivkraften bakom upphandling av ett entreprenadprojekt såsom en OPS är vanligtvis att upphandlaren ser det som ett medel att åstadkomma högre effektivitet vid byggandet och driften av anläggningen.

Läs mer om OPS:

Promemoria: OPS Offentlig-privat samverkan (170 kb)
Rapport: Offenlig Privat Samverkan (370 kb)
(underlagsrapport till "Konkurrensen i Sverige 2007, rapport 2007:4")

Senast ändrad: 2012-01-03