Så kommunicerar vi

I Konkurrensverkets uppdrag ingår att bedriva tillsyn och ge stöd inom konkurrensområdet samt att bedriva tillsyn inom områdena offentlig upphandling och otillbörliga handelsmetoder i livsmedelskedjan.

Vår uppgift är att verka för en effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet till nytta för konsumenterna. Vi ska också arbeta för en effektiv offentlig upphandling till nytta för det allmänna och marknadens aktörer. Detta uttrycks i vår vision ”Välfärd genom väl fungerande marknader”.

Vi ska bedriva tillsyn så att regelverken följs, sprida kunskap om reglerna och informera om vår verksamhet. Vi ska också främja ett konkurrensinriktat synsätt och verka för en enhetlig tillämpning av de nationella upphandlingsreglerna.

Kommunikationspolicyn bidrar till att skapa en gemensam syn på kommunikation som ett strategiskt verktyg i verksamheten och ett viktigt medel för att nå målen med vår verksamhet. Den anger ramarna för hur och varför myndigheten ska kommunicera. Därutöver definierar den ansvar och roller, vilket bidrar till ett professionellt arbetssätt där de kommunikativa aspekterna vägs in i alla beslut där det är relevant.

Kommunikationspolicyn utgår från Konkurrensverkets uppdrag. Den kompletteras av särskilda riktlinjer för hur vi kommunicerar i olika sammanhang. Kommunikationen är en integrerad del i verksamheten och ett medel för organisationen samt dess medarbetare att nå målen och möta intressenternas behov.

Allt vi gör uppfattas av omvärlden, och kommunikation är ett gemensamt ansvar. Genom att vara tydliga, öppna och aktiva i vår kommunikation bygger vi vårt anseende och kännedomen om Konkurrensverket och vårt uppdrag. Det är avgörande för hur vi når ut till våra intressenter. Det är också avgörande för att myndigheten ska upplevas som en attraktiv arbetsplats.

Våra budskap och kärnvärden formar bilden av Konkurrensverket och hur vi vill uppfattas och vad vi vill förknippas med, dvs. vår identitet eller ”varumärke”. Myndigheten och våra medarbetare är bärare av vår värdegrund och vårt ”varumärke”.

Lagar som reglerar kommunikationsarbetet

Enligt förvaltningslagen ska vi lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör vårt verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Av lagen följer också att varje myndighet ska hjälpa andra myndigheter med frågor som ligger inom ramen för den egna verksamheten.

Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att lämna ut allmänna handlingar, så snart det är möjligt, under förutsättning att handlingen inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Yttrandefriheten och meddelarfriheten skapar förutsättningar för en god genomlysning och kontroll av vår verksamhet.

Konkurrensverket omfattas också bland annat av de lagar och förordningar som gäller för skydd av personuppgifter i Sverige och inom EU.

• Generaldirektören och övriga chefer ansvarar för att sätta ramar och ge förutsättningar för att kommunikationsarbetet fungerar.
• Chefen för enheten för kommunikation och it ansvarar, i enlighet med arbetsordningen, för myndighetens övergripande kommunikationsfrågor; för hur vi kommunicerar, för vem som kommunicerar och för att kommunikationspolicyn följs. Här ingår också ansvaret för myndighetsövergripande kommunikationsstrategiska frågor.
• Myndighetens enhetschefer är ansvariga för att kommunikation sker inom sina respektive ansvarsområden. Planering, genomförande och utformningen av kommunikationsinsatserna sker i nära samarbete med funktionen för kommunikationsfrågor.
• I krissituationer samordnar kommunikationschefen informationen i enlighet med gällande krishanteringsplan.
• Chefer har ett kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare om sådant som är av vikt för verksamheten och deras arbetsuppgifter. Varje medarbetare har rätt att få den information som krävs för att kunna sköta sitt arbete på bästa sätt.
• Medarbetare har ett ansvar för att hålla sig tillräckligt informerad för att kunna sköta och genomföra ett bra arbete. I ansvaret ingår också att dela med sig av information till chefer och kollegor.
• Funktionsansvarig för kommunikationsfrågor samordnar arbetet inom funktionen och för framtagande samt genomförande av myndighetens löpande kommunikationsplan och -riktlinjer. Dessa har sin utgångspunkt i Konkurrensverkets övergripande mål såsom de formulerats i gällande verksamhetsplan.
• Varje medarbetare är Konkurrensverkets ansikte mot omvärlden. Alla medarbetare förväntas kunna svara på frågor inom sitt sakområde.

Vår externa kommunikation ska ge en tydlig bild av vår verksamhet och bidra till att förebygga överträdelser genom att sprida kunskap om regelverken och våra ställningstaganden. Vår kommunikation ska också bidra till ett fortsatt högt förtroende för Konkurrensverket och till god förvaltningskultur, det vill säga en effektiv verksamhet där objektivitet, öppenhet och tydlighet är centrala begrepp.

Webbplatsen konkurrensverket.se är vårt viktigaste verktyg och kompletteras av andra kanaler och aktiviteter.

Intressentgrupper

Bland våra främsta intressenter finns företag, upphandlare, branschorganisationer, politiker, andra offentliga beslutsfattare och myndighetsföreträdare, jurister, ekonomer och journalister samt allmänheten vilket inkluderar konsumenter. Även akademiker, forskare, studenter och framtida medarbetare är viktiga intressentgrupper för Konkurrensverket.

Med välinformerade och delaktiga medarbetare skapas ett högt engagemang för att kommunicera våra budskap och för att alla medarbetare ska vilja sträva mot samma mål.

Vår interna kommunikation ska bidra till:

• effektivitet, samhörighet och förståelse för andras arbetsuppgifter
• att medarbetare känner delaktighet, är motiverade och kan utföra sina arbetsuppgifter på ett kompetent sätt och att
• Konkurrensverket fungerar som en effektiv och ändamålsenlig organisation; till vardags och vid allvarliga händelser samt i kris.

Information som kommuniceras externt ska i normalfallet vara tillgänglig internt senast samtidigt som den externa kommunikationen. Informationsskyldigheten till de fackliga organisationerna regleras i särskild ordning.

Öppenhet i med- och motgång är grundregeln för goda externa kontakter. Vår kommunikation ska präglas av objektivitet och saklighet samt vara effektiv och lättillgänglig. Den ska också vara snabb och anpassad efter kanal och intressenter.

Objektiv och saklig innebär att informationen ska vara korrekt och relevant. Effektiv och tillgänglig innebär bland annat att vi ska använda ett språk som är enkelt och tydligt för läsaren. Snabb innebär att vi ska sträva efter att kommunicera så snabbt som möjligt. Anpassad innebär att kommunikationen ska vara utformad så att våra intressenter kan ta till sig innehållet på bästa sätt och att vi anpassar valet av kanaler utifrån vilken intressentgrupp vi vill nå.

All kommunikation ska genomsyras av vårt förhållningssätt: vi är respektfulla, engagerade, kompetenta och tydliga i vårt arbete.

Grafisk profil

Vi följer den grafiska profilen i all vår kommunikation. Syftet med den grafiska profilen är att ge en enhetlig bild av Konkurrensverket. Den grafiska profilen skapar extern tydlighet och intern samhörighet.

Medierelationer

Medier av olika slag spelar en viktig roll när det gäller att kommunicera med olika intressentgrupper. Medier har en viktig uppgift att informera om, och kritiskt granska, det arbete som sker inom t.ex. offentliga myndigheter. Konkurrensverkets medarbetare prioriterar kontakter från medierna.

Yttrandefriheten och meddelarfriheten är grundvalar för ett fritt samhällsskick och skapar förutsättningar för en god genomlysning och kontroll av vår verksamhet. I tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen finns bestämmelser om meddelarfrihet i förhållande till medier. Konkurrensverket omfattas också av offentlighetsprincipen – uppgifter i en allmän handling ska lämnas ut på förfrågan under förutsättning att de inte omfattas av sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen.

Vår policy är att information i första hand lämnas av den person som har ansvar, kunskap och kompetens i sakfrågan.

Konkurrensverkets pressansvariga kommunikatör fungerar som en kanal för journalister att snabbt och enkelt hitta relevant information. Den pressansvariga kommunikatörens uppdrag är att initiera och samordna Konkurrensverkets mediekontakter. Medarbetare kan alltid fråga pressansvarig om råd och stöd vid kontakter med journalister.

Hos Konkurrensverket ansvarar

• Generaldirektören för verksövergripande uttalanden.
• Chefsjurist, processförare eller medarbetare som är väl insatt i ett ärende för att i övrigt uttala sig vid rättsliga tvister.
• Den som är bäst lämpad och som har mest sakkunskap i ämnet uttalar sig i övriga verksamhetsfrågor.