Direktupphandling
Du kan direktupphandla när upphandlingens värde understiger direktupphandlingsgränsen. Du kan också direktupphandla i vissa särskilda situationer som finns angivna i upphandlingslagarna.
Det finns inga krav i upphandlingslagarna för hur en direktupphandling ska gå till. Upphandlingslagarna innehåller däremot krav på att upphandlande myndigheter ska ha riktlinjer för direktupphandling och att direktupphandlingar ska dokumenteras. Det finns inte något hinder mot att direktupphandlingar annonseras i enlighet med upphandlingslagstiftningen.
Tillåten direktupphandling
Direktupphandling kan användas i fyra situationer.
Alla inköp är inte upphandlingspliktiga enligt upphandlingsreglerna. Du behöver därför inte följa reglerna i upphandlingslagstiftningen för dessa inköp. Men kom ihåg att bevisbördan för att undantag får göras ligger på den upphandlande myndigheten.
I upphandlingslagarna finns det direktupphandlingsgränser. Om upphandlingens värde understiger den upphandlingsgräns som gäller för upphandlingen får den upphandlande myndigheten eller enheten använda direktupphandling.
Tänk på att värdet av en upphandling under vissa förutsättningar ska beräknas utifrån det sammanlagda värdet av alla liknande inköp som den upphandlande myndigheten gjort under de föregående tolv månaderna eller de kommande tolv månaderna, sett från genomförandet av ett inköp.
Direktupphandling får i undantagsfall användas när upphandlingen har ett värde som ligger över direktupphandlingsgränsen men under det aktuella tröskelvärdet. Exempel på när det kan vara tillåtet att direktupphandla i dessa fall är när det föreligger synnerlig brådska, när det finns synnerliga skäl för direktupphandling och när undantaget för direktupphandling i samband med överprövning är tillämpligt.
Om vissa förutsättningar är uppfyllda kan den upphandlande myndigheten eller enheten direktupphandla när upphandlingens värde överstiger det aktuella tröskelvärdet. Till exempel kan det vara möjligt att direktupphandla när det föreligger synnerlig brådska eller när det som ska upphandlas endast kan tillhandahållas av en viss leverantör därför att det av tekniska skäl inte finns någon konkurrens.
Bevisbördan för undantaget ligger på den upphandlande myndigheten
Vid direktupphandling över direktupphandlingsgränsen görs ett undantag från lagens krav på annonsering och öppen konkurrens. EU-domstolen har uttalat att bestämmelser om undantag från kravet på annonsering ska tolkas restriktivt och att det är den som åberopar ett undantag som ska visa att undantaget är tillämpligt.
En upphandlande myndighet som använder en undantagsregel har alltså bevisbördan för att alla förutsättningar för att tillämpa undantaget är uppfyllda.
Otillåten direktupphandling
En otillåten direktupphandling innebär att en upphandlande myndighet köper en vara, tjänst eller byggentreprenad från en leverantör utan att annonsera köpet enligt upphandlingsreglerna, trots att det inte finns stöd i upphandlingsreglerna för att direktupphandla varan, tjänsten eller byggentreprenaden.
Ett avtal som har ingåtts genom otillåten direktupphandling kan ogiltigförklaras och den upphandlande myndigheten som ingick avtalet riskerar att få betala en upphandlingsskadeavgift.
Ta hänsyn till de fem grundläggande principerna
Det finns inte några lagkrav på att direktupphandlingar ska genomföras enligt någon viss form, men upphandlande myndigheter ska alltid beakta de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling, även vid direktupphandling.
Krav på riktlinjer för direktupphandling
Upphandlingsreglerna ställer krav på att upphandlande myndigheter och enheter ska besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. Konkurrensverket får förelägga en upphandlande myndighet eller enhet att besluta om riktlinjer för direktupphandling.
Syftet med kravet på riktlinjer är bland annat att se till att upphandlande myndigheter tillämpar ett strategiskt förhållningssätt för offentlig upphandling och att konkurrensen tillvaratas även vid direktupphandlingar.
Riktlinjer för direktupphandling kan vara separata, men ingår vanligtvis också som ett avsnitt i ett mer omfattande upphandlingsreglemente eller motsvarande.
Av en upphandlande myndighets riktlinjer för direktupphandling kan lämpligen framgå:
- När en direktupphandling får genomföras.
- Att redan existerande och tillämpliga avtal ska användas innan en ny direktupphandling genomförs.
- Vilka inom myndigheten som har rätt att genomföra direktupphandlingar och till vilka beloppsgränser.
- Hur myndigheten samordnar sina direktupphandlingar.
- När och hur konkurrensutsättning ska ske, eventuellt kopplat till interna beloppsgränser.
- Hur kommunikation med anbudsgivare/leverantörer ska ske.
- När skriftliga avtal ska upprättas.
- Hur direktupphandlingar dokumenteras och på vilket sätt myndigheten skapar en helhetssyn avseende direktupphandlingar.
- Vad som gäller avseende sekretess.
- Vilken dokumentation som ska arkiveras.
För direktupphandlingar är det särskilt viktigt att klargöra rollfördelningen inom organisationen. Av rollfördelningen bör det framgå vilka befogenheter som den upphandlande myndighetens funktioner eller medarbetare har när det gäller att fatta beslut om olika slags inköp. I myndighetens arbetsordning, attestordning, delegationsordning eller motsvarande styrdokument bör det därför regleras vilka befattningshavare som får företräda myndigheten avseende olika åtaganden och skyldigheter samt i vilken omfattning detta kan ske. Ett sätt att reglera detta är genom beloppsgränser för beställning/inköp och attest. Det är lämpligt att beskriva dessa regler tillsammans med riktlinjerna för direktupphandling, så att informationen finns samlad och är lättillgänglig.
Det finns fördelar med samordning av den upphandlande myndighetens inköp och avtalsförvaltning. Till exempel kan samordnade upphandlingar ge stordriftsfördelar såsom bättre pris och lägre transaktionskostnader per köpt enhet.
Samordningen är också viktig för att säkerställa att beloppsgränsen för direktupphandlingar av liknande varor och tjänster inom den upphandlande myndigheten inte överskrids. I detta sammanhang är det också viktigt att tänka på om det finns ett återkommande behov av varan eller tjänsten eller om det rör sig om ett engångsköp. Om det är fråga om ett återkommande behov där volymen är svår att uppskatta bör myndigheten överväga att upphandla ett ramavtal för att säkerställa att den följer upphandlingsreglerna.
Ett sätt att säkerställa samordningen är att upphandlingsavdelningen, eller annan motsvarande funktion inom myndigheten, alltid informeras innan ett köp genomförs utanför befintliga avtal och ramavtal. En god framförhållning skapar bättre möjligheter att fokusera på verksamhetens behov i stället för att hamna i tidsnöd. Det framgår till exempel tidigt om ett visst kontrakt behöver annonseras på grund av att organisationens samlade köp överstiger direktupphandlingsgränsen.
För att policy och riktlinjer ska få tillräcklig effekt bör de fastställas av generaldirektör, kommunfullmäktige, styrelse eller motsvarande organ som också har det övergripande ansvaret för att gällande policy och riktlinjer följs. Det är också av central betydelse att man kontinuerligt arbetar med att förankra dessa hos samtliga berörda i organisationen samt följer upp hur dessa har tillämpas. Varje organisations förutsättningar och behov bör beaktas när man utformar policy och riktlinjer.
Upphandlande myndigheter och enheter ska enligt upphandlingsreglerna dokumentera upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Dokumentationsplikten gäller både annonserade upphandlingar och direktupphandlingar.
Skydda avtalet genom förhandsinsyn
I en annons om frivillig förhandsinsyn kan upphandlande myndigheter offentliggöra avsikten att direktupphandla ett kontrakt. En upphandlande myndighet som genomför en korrekt förhandsinsyn får kontraktet skyddat från en så kallad ogiltighetstalan vid en tidigare tidpunkt än om en förhandsinsyn inte genomförs.
Om du är tveksam på om det är tillåtet att direktupphandla kan du alltid välja att följa upphandlingsreglerna och annonsera din upphandling. Du främjar då en effektiv konkurrens och rättssäkerhet samtidigt som du motarbetar korruption.