Fördjupad upphandlingsgranskning
Fördjupad upphandlingsgranskning är en metod som syftar till att ta ett större grepp om myndigheters inköpsverksamhet för att kontrollera om den sker i enlighet med upphandlingsreglerna. En sådan granskning tar något längre tid än ett vanligt tillsynsärende.
Syftet med en fördjupad upphandlingsgransking
När vi gör en fördjupad upphandlingsgranskning är syftet att granska myndigheternas inköp ur ett strukturellt perspektiv. Vi granskar till exempel hur faktiskt genomförda inköp förhåller sig till de upphandlande avtal som myndigheterna har möjlighet att använda.
Granskningen kan också innebära att vi tittar hur organisationen byggt upp upphandlingsverksamheten. Vilka har rätt att avropa på upphandlade ramavtal? Hur ser kontrollen ut inom organisationen? Finns policydokument på plats och används dessa?
Vi kan se om den granskade upphandlande myndigheten har mer genomgående strukturella problem i sina inköp och därigenom komma åt de problem som kan uppstå om man inte har kontroll på sina inköp. Granskningen kan ge underlag till förbättringar av befintliga rutiner för att minska risken för till exempel otillåtna direktupphandlingar.
Hur går granskningen till?
Genomförandet av en fördjupad upphandlingsgranskning kan se olika ut. Vanligtvis inleder vi granskningen med ett möte där både vi och den granskade organisationen kan ställa frågor. Vi ber också om att få en särskild kontaktperson. Hur vi går vidare beror på vad vi anser att vi behöver gå djupare in i. Till exempel kan vi begära ut bokföring för en viss period med en matchning mot annonserade upphandlingar.
Vem blir granskad?
Vem vi granskar beror på den analys som vi gör i vår planerade tillsyn. I denna gör vi en grundlig omvärldsanalys i syfte att skapa ett bra underlag vid start av olika tillsynsutredningar. Analysen indikerar vad vi bör fokusera på i den planerade tillsynen.
I analysen ingår exempelvis tips som kommit in till oss under året och överprövningar i domstol. Genom analysen kan vi identifiera upphandlande myndigheter och enheter eller frågor som kan vara relevanta för en fördjupad upphandlingsgranskning. Målet är att vi ska använda våra resurser effektivt och vara träffsäkra i våra prioriteringar.