Kvalitetssäkring av beslut inom upphandlingsområdet
Konkurrensverket har som tillsynsmyndighet ansvar för att våra utredningar bedrivs objektivt, grundligt och i övrigt enligt förvaltningslagens krav. Vi lägger stor vikt vid kvalitetssäkring och arbetar ständigt för att se till att vår handläggning är rättssäker, effektiv och ändamålsenlig.
Här kan du läsa om våra processer för beslutsfattande och kvalitetssäkring när vi utreder om en offentlig aktör har brutit mot upphandlingsreglerna.
Beslutsföredragning och samråd
Konkurrensverket är en så kallad enrådighetsmyndighet, vilket innebär att det är generaldirektören som fattar beslut. Chefsjuristen och chefsekonomen deltar som huvudregel vid samtliga föredragningar. Inför en beslutsföredragning med generaldirektören delas ett beslutsunderlag. Den chef som ansvarar för utredningen ansvarar också för att tillräcklig beredning har gjorts av underlaget inför beslut. Underlaget delas även till berörda enhetschefer och annan personal för att se till att vi tar tillvara på vår samlade kunskap och erfarenhet och att vi fångar upp relevanta synpunkter. Delningen och föredragningen är ett sätt att säkerställa hög kvalitet i våra utredningar och beslut.
Vi genomför även samråd med generaldirektören under en utrednings gång. Sådana samråd är ett sätt att kvalitetssäkra arbetet och förankra utredningens mål och inriktning. Inför samrådet delar vi underlag på samma sätt som inför en beslutsföredragning. Samråd sker bland annat inför att vi ger den vi utreder möjlighet att yttra sig innan beslut.
Intern granskning av sammanfattning av utredningen och förslag till åtgärd
Innan samråd sker med generaldirektören om ett förslag till en så kallad sammanfattande skrivelse gör medarbetare från rättsenheten, och vid behov chefsekonomenheten, en granskning av utkastet till skrivelse. Den sammanfattande skrivelsen beskriver resultaten av vår utredning inklusive preliminär bedömning och förslag till åtgärd.
Genom denna granskning säkerställs att utredningen och analysen granskas av medarbetare som arbetar på en annan enhet än där utredningen bedrivits.
Enheten som ansvarar för utredningen tar hand om och värderar de synpunkter som framförs.
Om synpunkter från granskningen inte har tagits om hand i underlaget som delas till generaldirektören redovisas detta vid samrådet. Detta är ett sätt för oss att säkerställa väl underbyggda ställningstaganden.
Möjlighet till bevis- och ekonomföredragning
I upphandlingstillsynen finns även en möjlighet till en intern kvalitetssäkring som vi kallar för bevis- och ekonomföredragning. Det är den chef som ansvarar för utredningen som bedömer om ärendet är av sådan beskaffenhet att det är ändamålsenligt att begära en bevis- och ekonomföredragning.
Vid en bevis- och ekonomföredragning gör medarbetare från rättsenheten och chefsekonomenheten som inte deltagit i handläggningen av ärendet tidigare en självständig och grundlig bedömning. Om frågan som ska bedömas är renodlat rättslig eller ekonomisk kan granskningen göras av medarbetare från en av enheterna.
Vid bevis- och ekonomföredragningen deltar de medarbetare som genomfört utredningen och ansvarig chef tillsammans med utsedda medarbetare från rättsenheten och chefsekonomenheten.
Inför bevis- och ekonomföredragningen delas ett underlag till de som ska delta. Underlaget består normalt av en sammanfattning av utredningen och analysen, förslaget till åtgärd och annat material av relevans. Underlaget diskuteras vid ett möte, där de som deltagit i utredningen också lyfter eventuella invändningar och svagheter i analysen. I sin efterföljande återkoppling redogör medarbetarna från chefsekonomenheten och rättsenheten för hur de ser på förslaget som presenterats.
Enheten som ansvarar för utredningen tar hand om och värderar de synpunkter som framförs. De redovisas också vid efterföljande samråd med generaldirektören.
Möjlighet att yttra sig innan beslut
Det innebär också en kvalitetssäkring att offentliga aktörer som vi utreder i regel får möjlighet att yttra sig innan vi fattar beslut om en upphandlingsskadeavgift.
Vi skickar en sammanfattande skrivelse, där resultaten av vår utredning beskrivs, hur vi preliminärt bedömer de uppgifter som kommit fram under utredningen och information om att vi överväger att fatta beslut om sanktion eller annan åtgärd. Den upphandlande myndigheten får möjlighet att lämna synpunkter på vår preliminära bedömning och yttra sig över uppgifterna i skrivelsen.
När det bedöms ändamålsenligt skickar vi en sammanfattande skrivelse även i utredningar som är inriktade på ett tillsynsbeslut där vi kritiserar en upphandlande myndighet för att de har gjort ett upphandlingsrättsligt fel.
Vi har inte någon författningsreglerad skyldighet att ge upphandlande myndigheter och enheter möjlighet att yttra sig över vår preliminära bedömning och förslag till åtgärd. Detta gör vi som ett led i att säkerställa grundliga bedömningar och att ärendena blir allsidigt belysta före beslut.
I samband med att vi översänder en sammanfattande skrivelse underrättar vi parten om allt material av betydelse för beslutet och ger tillfälle till yttrande över det kommunicerade materialet i enlighet med förvaltningslagen.
Intern granskning av slutligt beslutsförslag
Innan ett förslag till slutligt beslut delas till beslutsföredragning med generaldirektören ges medarbetare från rättsenheten, och vid behov chefsekonomenheten, möjlighet att lämna synpunkter på beslutsförslaget.
Därigenom sker ytterligare en granskning av beslutsförslaget av medarbetare som arbetar på en annan enhet än där utredningen bedrivits.
Enheten som ansvarar för utredningen tar hand om och värderar de synpunkter som framförs av rättsenheten och chefsekonomenheten.
När förslaget till beslut är komplett och kvalitetssäkrat sker en beslutsföredragning.
Om synpunkter från granskningen inte har tagits om hand i det slutliga förslaget till beslut redovisas detta vid beslutsföredragningen.